#Home Office - работа от вкъщи

    Настоящата ситуация е изненада за всеки един от нас, независимо от социалната му позиция или работа. Това определено е време на труден избор и решения. Време в което много понятия, които преди бяха очевидни сега трябва да бъдат преосмислени. В нашата ежедневна практика ние се стараем да Ви подкрепим в създаването на ефективна офис площ. Бихме искали да застанем до Вас в тази ситуация като споделяме и предлагаме цялата помощ, която можем, когато домът ни често се превръща превръща в наш офис. Готов ли е домът Ви за това? Как постигате баланс между личния и професионалния живот, ако останете затворени в едно пространство през целия ден.

    И как управлявате работата на Вашите служители, които също работят от вкъщи? Как правите времето, прекарано в домашният офис високопродуктивно?

    Ще дадем отговор на тези въпроси на нашата страница „Home Office – работа от вкъщи“. Споделяме специализирани знания за дизайна на офис площи и акустика, както и информация получена от дизайнери и архитекти. Искаме да създадем съдържание, което отговаря на Вашите нужди. Отворени сме за всякакви предложения и идеи. Разкажете ни как се справяте в тази трудна бизнес среда. Опитвате ли се да пресъздадете офисната обстановка у дома или подреждате съвсем друго пространство за домашен офис?

    Ергономична работна среда у дома – от какво се нуждае Вашият екип?

    Винаги е добре да се грижите за здравето си, например като се фокусирате върху правилната стойка на тялото, регулирате работното си място или спазвате хигиана на работното си място. Спазването на тези правила в офиса, където всеки има достъп до подходящ ергономичен стол, подложка за лаптоп и т.н., може да е скучно, но поне е изпълнимо. Проблемите се появяват когато нямате достъп до съответното оборудване.

    Като мениджър Вие отговаряте не само за себе си, но и за останалите служители. Попитайте ги дали са добре, дали има нещо, от което се нуждаят. Може би можете да им помогнете да организират подходяща работна среда у дома за този повод, която може да продължи малко по-дълго?  Понякога предлагането на няколко доказани съвета, като тези по-долу, ще покаже на Вашия екип, че Ви е грижа и сте готови да ги подкрепите. Това е нещо, от което се нуждаем не само по време на криза.

    Нямам собствен офис.

    Какво правите, ако Вашите служители нямат подходяща стая за работа, с компютър, ергономичен стол и добре осветено бюро? Ще трябва да импровизират. Кризата ни насърчава да търсим креативни решения. По-долу ще ви дадем няколко полезни съвета. Трябва да помним обаче, че нито едно от тези решения няма да гарантира комфорта и ергономичното качество, които се предлагат с подходящ стол и регулируемо бюро.

    За да се справите със ситуацията засега е добре да определите пространството, в което ще работите. Това може да бъде маса за трапезария и обикновен стол. Когато седите, опитайте се да държите коленете си под ъгъл от около 90 °. Лактите ви също трябва да са под прав ъгъл, след като сложите предмишниците си на масата. Понякога трябва да седнете на сгънато одеяло или две, за да постигнете това. Можете също да използвате подложка за крака (може да е например кутия за обувки). Ако нещо работи, не се страхувайте да го споделите!

    Друг аспект е позицията на екрана на компютъра –  горният му ръб трябва да е точно под линията на видимост. Ако лаптопът е на масата и горният ръб на екрана е твърде нисък, опитайте да поставите няколко книги отдолу. Ако облегалката на стола ви не поддържа гръбнака ви, т.е. ако лумбалната част на гръбначния ви стълб не се опира на облегалката на стола – поставете възглавница така, че долната част на гърба ви да се поддържа Това ще ви помогне да избегнете болки в гърба.

    Седенето не е краят на историята.

    След като сте създали удобно импровизирано работно място, е време да се изправите. Ако прекарвате много време в седене, не е добре за вас, дори ако избраната от вас позиция е най-ергономична. Мускулите ви се втвърдяват, натискът върху вените причинява исхемия, а липсата на упражнения обяснява ниското снабдяване с кислород. Време е за кафе-пауза! Или може би имате достъп до висок перваз на прозореца или кухненски остров – място, където бихте могли да работите в изправено положение? Използвайте го! Това няма да замени професионалното бюро и офис стол, но и няма да ви навреди. Можете също така да направите обиколка из апартамента си, докато говорите с членовете на вашия екип по телефона. Това също се брои за упражнение!

    Трябва да смените позицията си, следвайки модела 50/25/25. По време на един час прекарвате 50% от времето седнали, 25% изправени, а останалите 25% в движение. Можете също така да направите упражнение, за да отпуснете мускулното си напрежение, да ви помогне да се отървете от скованост и да осигурите на мозъка си допълнителна доза кислород. Тук можете да намерите някои примерни упражнения и инструкции – споделете ги с вашия екип.

И още едно нещо – коя от тези снимки прилича повече на домашния Ви офис?

    Работна зона срещу зона за охлаждане. Дейност, базирана на работа във вашия домашен офис.

    Офис, детска стая, училище, развлекателен център … наскоро нашите домове получиха повече функции от всякога. Независимо дали сте специалист, мениджър, директор, ще се изправите пред същото предизвикателство. Трябва да отделите тези области, където работите, общувате, фокусирате се или се отпускате. 

    Формирайте добри навици.

    Като мениджър Вие сте частично отговорни за управлението на времето на Вашите служители. Опитайте се работата Ви у дома да наподобява Вашата офис рутина. Станете приблизително по едно и също време, запомнете по кое време започвате да работите, за да знаете кога да завършите. Добре е да информирате екипа си за това, за да знаят кога сте на разположение. Споделете това правило с всички, така че всички да спазвате работното време един на друг и да се опитате да се възползвате максимално от него.

    Надежден баланс между работа и личен живот.

    Докато работите от вкъщи, е лесно да нарушите баланса между професионалния и личния живот. В тази ситуация здравословният и балансиран начин на живот е от първостепенно значение, тъй като повишава имунитета и способността Ви да се справяте със стреса. Когато сте в домашния офис, е лесно да забравите за това. Често работим по-дълго време: понякога искаме да приключим определени проекти или да покажем на началниците си, че макар да сме у дома, ние си вършим работата, а не губим време. Също така смятаме, че имаме повече от последните, защото не е нужно да пътуваме до работа. Понякога отлагаме, така че задълженията ни да заемат цял ​​ден, защото всеки път, когато се разсейваме, изпитваме нужда да компенсираме загубеното време. Ако вашият екип загуби баланса си между личен и професионален живот, напомнете им колко са важни, независимо че може да работят по-кратко, ефективността им всъщност ще се увеличи.

    Работа, основана на дейност.

    Станете и си тръгнете, също у дома. Напоследък се говори много за разнообразни дейности, свързани с работата, зониране на офиси и извършване на конкретни задачи на съответните места. Вече не е изненадващо, че обсъждате проекти в заседателна зала, провеждате телефонни разговори в специална кабина и ядете обяд в кухнята, а не на бюрото си. Когато прехвърлите принципите за работа на базата на дейност в домашния си офис, скоро ще усетите разликата, особено ако за първи път изпитате предимствата на зонирането. Има много практика и психология в подкрепа на тази концепция. Много по-лесно е да се съсредоточите върху конкретни дейности, ако осъзнаете и запомните, че обикновено ги правите на определени места. Ето защо е важно да не работите, докато сте в леглото, защото това ще повлияе както на работата Ви, така и на качеството на съня Ви.

    Какво можете да направите за служителите си, докато работят от вкъщи?

    Въпреки че преди е бил лукс, домашният офис сега се е превърнал в необходимост. Колкото по-дълго го практикуваме, толкова по-добре разбираме предизвикателствата, които той поставя. Кой знае, може би скоро ще се превърне в правило, а не в изключение? Вместо да поиска един ден у дома, вашият служител ще попита: „Бих ли могъл да дойда днес в офиса“? Този труден момент доказва, че всъщност сме социални животни. Много по-добре е да изпиете сутрешното си кафе с колеги, отколкото да сте сами вкъщи. Последните препоръки са ясни – не ходете никъде, освен ако не се налага. Ако случаят е такъв и с вашия офис, добре е да спрете и да помислите дали екипът ви е добре подготвен да работи от вкъщи.

    Основни инструменти.

    Самият лаптоп не е достатъчен, за да гарантира ефективна работа от дома. Без подходящи инструменти скоро ще се изгубите в море от имейли и статуси на работа, а в края на деня ще заспите болни, защото сте седнали в неудобно положение. Същото важи и за Вашите служители. За да избегнете подобни проблеми, опитайте се да измислите подходящ софтуер, който да улесни непрекъснатата комуникация с хора от вашия отдел. В идеалния случай Вашите служители трябва да имат възможност да свикнат с конферентни разговори или инструменти за видеоконференция. На ваше разположение е широка гама от онлайн решения. Те няма да заменят срещите на живо, но в момента са добра алтернатива. В края на краищата работата от вкъщи доказва, че можете да обсъждате съответни въпроси бързо и ефективно, без срещи, които продължават да се влачат.

   Друго нещо е инструмент за наблюдение на работата в екип, докато сте извън офиса. Това ще Ви помогне да избегнете десетки имейли, за да проверите напредъка на отделните проекти. Имайте предвид, че не става дума за това да бъдете изрод за контрол и да следите постоянно служителите си. Не забравяйте, че тези инструменти трябва да улеснят Вашата работа, а не да насърчават постоянен контрол. Вашите служители ще се чувстват по-добре, когато знаят, че им се доверявате. Повечето от тях също ще оценят възможността да следят своите проекти.

    Докато работите от вкъщи, не трябва да забравяте за онези инструменти, които Ви помагат да организирате ергономична работна станция. Тези инструменти оказват влияние върху продължителността на вниманието: това е времето, когато вашите служители могат наистина да се съсредоточат върху работата си. Друго нещо е колко често трябва да си правят почивка, например защото работят на неудобен диван. Напълно функционална мишка, бърз лаптоп, удобен стол или регулирано бюро – всичко това влияе върху ежедневната ефективност на Вашия екип.

    Някои компании подпомагат служителите си в организирането на домашен офис. Те инвестират в ергономични мебели – столове и специални бюра. Последното може да бъде полезно не само за служителя, но и за цялото семейство – дори децата могат да използват регулируемо бюро като това. Разбира се, всичко зависи от индивидуалния капацитет – много компании просто не могат да си позволят да правят такива инвестиции в момента. Въпреки това можете да сте сигурни, че дори и най-малкият жест ще бъде оценен от служителите, било то сега или в бъдеще.

    Какво още можете да направите, за да помогнете?

    Много хора нямат отделна стая, която могат да организират като домашен офис. Понякога може да доведе до забавни ситуации – някои хора отговарят на имейли, докато готвят вечеря и кърмят плачещо бебе, други се опитват да убедят по-големите деца да си правят домашните, вместо да играят компютърни игри … Домът може да бъде бойно поле – наистина е трудно да се остават ефективни при тези обстоятелства. Добра идея е да напомняте на Вашия екип за ежедневни упражнения и промяна на позицията, докато работите.

    За много от нас тази ситуация е пълна новост. Някои хора изпитват страх, когато мислят за бъдещето. Трудно е да се каже какъв ще бъде животът след пандемиите. И все пак обичайните ежедневни грижи, доверие и съпричастност изграждат нашата психическа устойчивост и мотивация за работа. Покажете на екипа си, че Ви е грижа. Може би скоро ще се срещнете отново в офиса и ще изпиете заедно кафе!